De las secretarias

 

Las secretarias o secretarios escolares, reconocido también como personal administrativo, se dedican a gestionar la secretaría de la escuela y a brindar apoyo administrativo al equipo directivo y a otros miembros del personal del centro. Estas dependen del tamaño del establecimiento y del rango de edad de los estudiantes. Una escuela pequeña puede tener una o dos secretarias, mientras que una grande puede tener varias. Algunas incluso presumen teniendo diferentes departamentos con su propio personal administrativo.

Las secretarias hacen tareas administrativas rutinarias y además funcionan como recepcionistas de las personas que visitan el establecimiento. Necesitan un título de bachiller o su equivalente y deben estar familiarizadas con computadoras y procedimientos de oficina según se requiera. Las funciones concretas de las secretarias están relacionadas con la coordinación del equipo directivo, la comunicación con las familias y la gestión de la administración escolar.

Son las encargadas de:

• Redactar y transcribir correspondencia, documentos, cartas, informes, boletines y memorándums inter-escolares. Pueden ser responsables de publicar el boletín informativo de la escuela y crear un calendario de eventos. 
• Se ocupan de levantar el acta de las reuniones (los acuerdos y temas discutidos y aprobados en la reunión) y de dar fe de los acuerdos adoptados. 
• Gestionar la secretaría: llevan los registros de asistencia diaria, las actividades de complemento curricular y organizan el correo entrante y saliente. 
• Recibir a los visitantes y registrarlos para llevar el control de visitas. También dan instrucciones a los visitantes de ser necesario. 
• Custodiar las actas, libros, archivos y los documentos oficiales de evaluación. También suelen ser los encargados de expedir, con el visto bueno de la persona titular de la dirección, las certificaciones que soliciten las autoridades y las personas interesadas.
• Suelen ser los encargados de la comunicación interna y externa del centro, produciendo la cartelera informativa para dar a conocer y difundir la información sobre las normas de convivencia, disposiciones legales o asuntos de interés general.
• En colaboración con los involucrados por cada oficina o departamento, realizan el registro y control de los bienes muebles e inmuebles del plantel, lo mantienen actualizado y velan por el buen uso y conservación de las instalaciones y equipamiento escolar.
• Se encargan de gestionar y controlar el personal de administración y servicios, velando por el cumplimiento de la jornada y las tareas establecidas. 
• Participar en la elaboración del Proyecto Educativo Integral Comunitario (PEIC) y organizar y desarrollar su trabajo conforme a las metas establecidas en él.
• Registrar la información que surja del proceso de inscripción, reinscripción, movimientos estadísticos y demás movimientos de los alumnos.
• Desempeñar con diligencia y responsabilidad las demás funciones de su competencia y las que le sean conferidos por sus superiores.

En nuestro caso, como Escuela Básica Nacional Bolivariana “Base Aérea El Libertador”, contamos con un personal administrativo compuesto por ser seis personas que cumplen con esta función.

 

                    

En la actualidad, existen solo cuatro de ellas pues, una se encuentra de Comisión de servicio y la otra de reposo. Sin embargo, a este equipo de trabajo se le suma la profesora Ana Vera, la cual tiene cláusula 95 y asume la función del trabajo administrativo; y de la misma forma la señora Sixta Chirinos también apoya en esta función a pesar de ser docente y obrero educacional respectivamente.